Betalingen en facturen
Editie 2026 · welke kosten, wanneer en in welke volgorde
Inhoud
Zo werkt factureren bij Import4You
4
Kosten per vervoerswijze
6
Kosten per incoterm
10
Vast of variabel
12
Volgorde van factureren
14
Voorbeeldtijdlijn van een boeking
16
Veelgestelde vragen over facturen
18
1
Zo werktfactureren
1. Zo werkt factureren bij Import4You
Betalingen handleiding4
Eén zending, een paar facturen
Een import uit China bestaat uit losse stappen: vervoer, douane en levering. Elke stap heeft eigen kosten, en die kennen we op verschillende momenten. Daarom ontvang je per zending meestal meer dan één factuur, telkens zodra de kosten van die stap vaststaan.
Facturen in het platform
Al je facturen staan in het Import4You platform bij je boeking. Je ontvangt ook een e-mail zodra er een nieuwe factuur klaarstaat. Betalen doe je rechtstreeks vanuit het platform of per bankoverschrijving onder vermelding van het factuurnummer.
Betaaltermijn: 7 dagen
Volgens onze algemene voorwaarden betaal je een factuur binnen 7 dagen na de factuurdatum, tenzij we iets anders hebben afgesproken. Blijft een factuur openstaan, dan mogen we de uitvoering van je zending pauzeren tot de betaling binnen is. Goederen die bij ons in opslag staan, geven we pas uit als alle facturen zijn voldaan.
Prijzen exclusief btw
Alle tarieven zijn exclusief btw. Over onze diensten rekenen we 21% btw, die je als ondernemer terugvraagt in je btw aangifte. Btw bij invoer en invoerrechten zijn geen kosten van Import4You: die heft de douane, wij schieten ze voor en belasten ze één op één door.
Maandtarieven, vertrekdatum telt
De vrachttarieven voor zee, lucht en trein wijzigen per maand. Het tarief van de maand waarin je zending vertrekt, is het tarief op je factuur. De calculator en het dashboard tonen altijd de actuele maand.
1. Zo werkt factureren bij Import4You
Betalingen handleiding5
Wat de calculator wel en niet laat zien
De calculator op de website geeft een goede indicatie van de kosten die wij vooraf kennen. Een aantal posten kan daar niet in, omdat ze pas later bekend zijn of van de douane afhangen.
Wel in de calculator
Vracht (per CBM of per kg), bezorging naar je postcode, inklaring en de kosten voor het vervoersdocument. Bij treinvracht met EXW ook de ophaalkosten in China.
Niet in de calculator
Invoerrechten en btw bij invoer (afhankelijk van de HS code en de waarde van je goederen), de dieseltoeslag en kilometerheffing op de bezorging, verzekering, opslag, een tijdsvenster bij levering en uitzonderlijke kosten zoals een douanecontrole.
Voorschot
Bij een eerste of grote zending kunnen we een voorschot afspreken. Dat betaal je dan vóór we met de uitvoering beginnen. Je hoort dit altijd vooraf bij de boeking; zonder afspraak is er geen voorschot.
Tip: houd je handelsfactuur en HS codes vooraf compleet. Daarmee kunnen we de douanekosten snel en juist factureren en voorkom je extra kosten bij een controle.
2
Kosten pervervoerswijze
2. Kosten per vervoerswijze
Betalingen handleiding7
Zeevracht LCL
Zeevracht rekenen we op volume, met een minimum van 1 CBM. Groen is een vast tarief dat je vooraf kent, oranje hangt af van je zending of van een derde partij, grijs is optioneel.
Kostenpost
Tarief
Wanneer op de factuur
Zeevracht per CBM
Maandtarief, zie calculator variabel
Na vertrek, op basis van het volume op de Bill of Lading
BL fee en Telex Release
€40 per zending vast
Samen met de vracht
Exportkosten
€30, alleen als je leverancier de export niet zelf regelt variabel
Samen met de vracht
Ophaalkosten in China (EXW)
Vooraf bevestigd per mail variabel
Samen met de vracht
Inklaring
€30 per inkoopfactuur, 1 HS code inbegrepen vast
Bij aankomst in Rotterdam
Extra HS codes
€7,50 per extra HS code variabel
Bij aankomst
Verwerking en voorfinanciering douane
€8,95 per zending vast
Bij aankomst
Invoerrechten
Percentage van de HS code over de douanewaarde variabel
Bij aankomst, na de aangifte
Btw bij invoer
21% over goederenwaarde plus verzendkosten; €0 met artikel 23 vergunning variabel
Bij aankomst, na de aangifte
Fiscale vertegenwoordiging (België)
€125 per zending in plaats van de gewone inklaring vast
Bij aankomst
Bezorging op europallets
Palletstaffel per postcodezone, plus dieseltoeslag (maandelijks) en kilometerheffing 7,5% NL of 6,5% BE variabel
Bij levering
Tijdsvenster bij levering
€75 (1 uur), €65 (2 uur), €55 (4 uur) optioneel
Bij levering
Opslag in ons warehouse
€2,10 per pallet per kalenderweek, inslag €14,95 per extra pallet optioneel
Periodiek zolang de goederen bij ons staan
Douanecontrole
€165 als de douane je zending inspecteert variabel
Achteraf, alleen als het gebeurt
2. Kosten per vervoerswijze
Betalingen handleiding8
Luchtvracht
Luchtvracht rekenen we per kg over het belastbare gewicht: het hoogste van het werkelijke gewicht en het volumegewicht (lengte × breedte × hoogte in cm gedeeld door 6000). Na inklaring gaat de zending direct door naar je adres.
Kostenpost
Tarief
Wanneer op de factuur
Luchtvracht per kg
Maandtarief, zie calculator; in kwartaal 4 hoger door piekvraag variabel
Na vertrek, op basis van het gewogen belastbare gewicht
Ophaalkosten in China (EXW)
Vooraf bevestigd per mail variabel
Samen met de vracht
Inklaring
€30 per inkoopfactuur, 1 HS code inbegrepen vast
Bij aankomst
Extra HS codes
€7,50 per extra HS code variabel
Bij aankomst
Verwerking en voorfinanciering douane
€8,95 per zending vast
Bij aankomst
Invoerrechten en btw bij invoer
Percentage HS code; btw 21% over waarde plus verzendkosten, €0 met artikel 23 variabel
Bij aankomst, na de aangifte
Fiscale vertegenwoordiging (België)
€125 per zending vast
Bij aankomst
Bezorging per doos (DHL)
Nederland €11,50 eerste doos, €9,35 tweede, €7,75 elke volgende; België €14,50, €12,50 en €11,00 vast
Bij levering
Binnenlandse verzekering DHL
0,75% van de verzekerde waarde, minimaal €10 optioneel
Bij levering
Douanecontrole
€165 als de douane je zending inspecteert variabel
Achteraf, alleen als het gebeurt
2. Kosten per vervoerswijze
Betalingen handleiding9
Treinvracht LCL
Treinvracht rekenen we per CBM, waarbij 1 CBM maximaal 500 kg mag wegen. Weegt je zending meer, dan belasten we het gewicht gedeeld door 500, naar boven afgerond op hele CBM. Dat volume geldt voor de vracht, de bezorging en de pallets.
Kostenpost
Tarief
Wanneer op de factuur
Treinvracht per CBM
Maandtarief, zie calculator variabel
Na vertrek, op basis van het belaste volume
Rail Waybill
€50 per zending vast
Samen met de vracht
Ophaalkosten in China (EXW)
€68 handling per pick-up plus regiotarief per CBM (€26 tot €37) variabel
Samen met de vracht
Inklaring
€30 per inkoopfactuur, 1 HS code inbegrepen; extra HS code €12,50 vast
Bij aankomst
Verwerking en voorfinanciering douane
€8,95 per zending vast
Bij aankomst
Invoerrechten en btw bij invoer
Percentage HS code; btw 21%, €0 met artikel 23 variabel
Bij aankomst, na de aangifte
Bezorging op europallets
Palletstaffel per zone plus dieseltoeslag en kilometerheffing variabel
Bij levering
Tijdsvenster, opslag, douanecontrole
Zelfde tarieven als bij zeevracht optioneel
Bij levering of achteraf
Magazijn in Hapert
Kostenpost
Tarief
Wanneer op de factuur
Inslag
1 pallet per CBM kosteloos, elke extra pallet €14,95 vast
Bij binnenkomst in het magazijn
Opslag
€2,10 per pallet per kalenderweek; maatwerk boven 100 pallets variabel
Periodiek, zolang de goederen er staan
Pick en pack, stickeren, wikkelen
€0,90 per doos, €0,40 per label, €5,50 per pallet variabel
Per uitgaande zending
Extra werkzaamheden
€39,95 per uur variabel
Per opdracht
Bezorging vanuit het magazijn
Palletstaffel per zone plus toeslagen variabel
Per uitgaande zending
3
Kosten perincoterm
3. Kosten per incoterm
Betalingen handleiding11
EXW, FCA of FOB: wie betaalt wat in China
De incoterm die je met je leverancier afspreekt, bepaalt welk deel van het traject in China jouw leverancier betaalt en welk deel op jouw factuur van Import4You komt. Vanaf ons magazijn of de haven in China is de rest van de reis altijd hetzelfde.
Bij Import4You betaal je geen FOB kosten per CBM. Je betaalt alleen een vast bedrag per zending voor het vervoersdocument: €40 BL fee bij zeevracht en €50 Rail Waybill bij treinvracht.
EXW (af fabriek)
Wij halen de goederen op bij je leverancier. Op jouw factuur komen de ophaalkosten in China erbij: bij treinvracht €68 handling plus een regiotarief per CBM, bij zee en lucht een tarief dat we vooraf per mail bevestigen. Regelt je leverancier de export niet, dan doen wij dat voor €30. Dit is de incoterm met de meeste kosten aan onze kant, maar ook met de minste verrassingen vanuit de leverancier.
FCA (vrachtvrij tot vervoerder)
Je leverancier levert de goederen af bij ons magazijn of onze agent in China en betaalt daar geen lokale kosten meer. Wij verzorgen de exportinklaring. Geen aparte ophaalkosten op jouw factuur: je betaalt de vracht, het document, de inklaring in Nederland en de levering.
FOB (vrij aan boord)
Je leverancier levert aan inclusief de exportformaliteiten in China. Voor jou geldt dezelfde factuur als bij FCA. Let op: sommige leveranciers rekenen onder FOB zelf lokale kosten aan jou door. Die staan dan op de factuur van je leverancier, niet op die van ons.
Spreek je iets anders af dan EXW, FCA of FOB (bijvoorbeeld CIF of DDP), overleg dan vooraf met ons. Dan weet je zeker welke kosten op welke factuur komen.
4
Vast ofvariabel
4. Vast of variabel
Betalingen handleiding13
Zeker: dit weet je vooraf
Vaste bedragen per zending
- BL fee en Telex Release €40, Rail Waybill €50
- Inklaring €30 inclusief 1 HS code
- Verwerking en voorfinanciering douane €8,95
- Fiscale vertegenwoordiging België €125
- DHL bezorging per doos bij luchtvracht
- Tijdsvenster €75, €65 of €55
- Inslag €14,95 per extra pallet
Vast tarief, variabele hoeveelheid
Het tarief staat vast, het aantal bepaalt het bedrag: vracht per CBM of per kg van de maand van vertrek, extra HS codes, pallets in de staffel, opslag per pallet per week, pick en pack per doos. Met de calculator en je boeking reken je dit vooraf uit.
Variabel: dit weet je pas later
Afhankelijk van je goederen
Invoerrechten hangen af van de HS code en de douanewaarde. Btw bij invoer is 21% over de waarde plus verzendkosten, of €0 met een artikel 23 vergunning. Bij luchtvracht bepaalt het gewogen belastbare gewicht het bedrag, bij zee en trein het gemeten volume.
Afhankelijk van derden
De dieseltoeslag op de bezorging wordt maandelijks vastgesteld. Ophaalkosten in China bij zee en lucht bevestigen we na navraag bij onze agent. Een douanecontrole (€165) gebeurt zelden, maar beslissen we niet zelf.
Afhankelijk van jouw keuzes
Verzekering, een tijdsvenster, opslag en extra werkzaamheden in het magazijn, of een nieuwe leverafspraak als er niemand aanwezig was. Die kosten komen er alleen bij als je ervoor kiest of als de situatie erom vraagt.
5
Volgorde vanfactureren
5. Volgorde van factureren
Betalingen handleiding15
Drie momenten, drie soorten kosten
We factureren zodra kosten vaststaan, in de volgorde van je zending. Zo betaal je nooit vooruit voor iets wat nog kan veranderen, en kun je elke factuur meteen koppelen aan wat er met je zending gebeurde. Soms vallen momenten samen en combineren we posten op één factuur.
1. Vracht, na vertrek
Zodra je zending vertrokken is en het definitieve volume of gewicht bekend is (Bill of Lading, Rail Waybill of weging bij luchtvracht): de vracht, het vervoersdocument, eventuele ophaal en exportkosten in China.
2. Douane, bij aankomst
Zodra wij de invoeraangifte hebben gedaan: inklaring, extra HS codes, verwerking en voorfinanciering, en de invoerrechten en btw bij invoer die de douane heeft vastgesteld. Deze factuur moet betaald zijn voordat we leveren.
3. Levering en opslag, bij uitlevering
Bezorging op pallets of per doos met de toeslagen van die maand, een tijdsvenster, verzekering, en als je goederen bij ons blijven: inslag en daarna periodiek de opslag en magazijnwerkzaamheden.
Achteraf, alleen als het gebeurt
Een douanecontrole, wachtkosten, een tweede leverafspraak of andere kosten van derden die we na overleg met jou maken. Die zie je pas als ze er echt zijn, altijd met uitleg.
6
Voorbeeldtijdlijn
6. Voorbeeldtijdlijn van een boeking
Betalingen handleiding17
Zeevracht LCL uit Shanghai, FCA, 3 CBM naar Utrecht
Een voorbeeld, geen belofte. Transittijden, de dag van vertrek en de snelheid van de douane verschillen per zending. Wat wel vaststaat: de volgorde van de facturen en waar ze over gaan.
Elke situatie is anders. Een container die later vertrekt, een douanecontrole of een leverancier die te laat aanlevert, schuift alle latere data mee op.
Dag 0
Je maakt de boeking in het platform
Je kiest zeevracht, FCA, uploadt de handelsfactuur en vult de HS codes in. Je ontvangt de bevestiging met instructies voor je leverancier. Geen factuur, tenzij we een voorschot hebben afgesproken.
Dag 3 tot 7
Leverancier levert aan bij onze agent in Shanghai
De goederen worden gemeten en gewogen. Vanaf hier kennen we het echte volume.
Dag 7 tot 14
Vertrek uit Shanghai
De Bill of Lading is opgemaakt.
Factuur 1: zeevracht 3 CBM tegen het tarief van deze maand, BL fee en Telex Release €40. Betalen binnen 7 dagen.
Dag 40 tot 55
Aankomst in Rotterdam en inklaring
Wij doen de invoeraangifte op basis van je handelsfactuur en HS codes.
Factuur 2: inklaring €30, €8,95 verwerking, invoerrechten en 21% btw bij invoer (of €0 met artikel 23). Eerst betalen, dan leveren.
Dag 44 tot 60
Levering in Utrecht
We bellen een paar dagen vooraf om de leverdag af te stemmen.
Factuur 3: palletkosten zone Utrecht voor 3 pallets, plus dieseltoeslag en kilometerheffing van deze maand.
Alleen bij uitzondering
Nafactuur
Douanecontrole €165 of een tweede leverpoging. Alleen als het echt gebeurt.
6. Voorbeeldtijdlijn van een boeking
Betalingen handleiding18
Luchtvracht uit Guangzhou, FCA, 80 kg
Dag 0
Boeking in het platform
Geen factuur.
Dag 2 tot 5
Aanlevering en weging in Guangzhou
Belastbaar gewicht vastgesteld, bijvoorbeeld 80 kg.
Dag 3 tot 6
Vertrek
Factuur 1: luchtvracht 80 kg × tarief per kg van deze maand.
Dag 8 tot 12
Aankomst en inklaring
Factuur 2: inklaring €30, €8,95, invoerrechten en btw bij invoer.
Dag 9 tot 13
DHL bezorging
Factuur 3: 3 dozen naar Nederland €11,50 + €9,35 + €7,75 = €28,60, plus DHL verzekering als je die koos.
Treinvracht uit Xi'an, EXW, 2 CBM
Dag 0
Boeking in het platform
Je kiest EXW en de ophaalregio van je leverancier.
Dag 3 tot 10
Wij halen op bij de leverancier
Bijvoorbeeld in Shanghai: €68 handling plus 2 × €27.
Dag 10 tot 17
Vertrek uit Xi'an
Factuur 1: treinvracht 2 CBM, Rail Waybill €50, ophaalkosten €122.
Dag 28 tot 43
Aankomst in Tilburg of Duisburg en inklaring
Factuur 2: inklaring €30, €8,95, extra HS codes €12,50 per stuk, invoerrechten en btw bij invoer.
Dag 30 tot 46
Levering op pallets
Factuur 3: palletkosten per zone plus toeslagen.
De dagen zijn indicatief en lopen per zending uiteen. De volgorde en de inhoud van de facturen zijn wel altijd hetzelfde.
7
Vragen overje factuur
7. Veelgestelde vragen over facturen
Betalingen handleiding20
Waarom krijg ik meerdere facturen voor één zending?
Omdat de kosten op verschillende momenten vaststaan. De vracht kennen we na vertrek, de douanekosten na de aangifte, de bezorgkosten bij levering. Zo factureren we nooit een schatting, maar altijd het echte bedrag.
Het bedrag wijkt af van de calculator. Hoe kan dat?
De calculator rekent met het volume of gewicht dat jij invult en met de tarieven van die maand. Op de factuur staan het gemeten volume of gewogen gewicht en het tarief van de maand van vertrek. Invoerrechten, btw bij invoer, de dieseltoeslag en de kilometerheffing zitten niet in de calculator.
Waarom staat er btw bij invoer op mijn factuur?
De douane heft 21% btw over de waarde van je goederen plus de verzendkosten. Wij schieten dat bedrag voor en belasten het door, zodat je zending niet hoeft te wachten. Je vraagt deze btw terug in je aangifte. Met een artikel 23 vergunning verleg je de btw en betaal je bij invoer niets. Geef die vergunning door in je account.
Kan ik later betalen dan 7 dagen?
De standaardtermijn is 7 dagen. Een andere termijn kan alleen in overleg en vooraf. Een openstaande douanefactuur houdt de levering tegen, dus betaal die het liefst meteen.
Ik ben het niet eens met een bedrag
Mail ons binnen 7 dagen na de factuurdatum met het factuurnummer en wat er volgens jou niet klopt. We zoeken het uit en passen de factuur aan als dat terecht is.
Waar vind ik mijn facturen?
In het Import4You platform bij je boeking, met de betaalstatus. Vragen over een factuur stel je via support@import4you.nl of via de contactpagina .
