Het is belangrijk dat het inklaringsproces gedaan wordt volgens het boekje van de douane. Denk hierbij aan de juiste commercial invoices, de juiste HS codes, het vrijgeven van een UTB, toestemming tot wegvoering. Gebeurt dit niet, dan kan je bij inspectie boetes genieten en kan je genoteerd worden bij de belastingdienst.

De douane afhandeling mag misschien niet de leukste stap van het transportproces zijn, het is wel een noodzakelijke. Het doel van douane inklaring is om ervoor te zorgen dat goederen voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals belastingen, heffingen, importbeperkingen en veiligheids- en gezondheidsvoorschriften. Voor producten van buiten de EU heb je in sommige gevallen een invoervergunning nodig. Naast het checken van het papierwerk omvat het douane inklaren soms ook een fysieke inspectie van de goederen. Dit gebeurt om te kijken of de informatie in de verstrekte documenten overeenkomt met de daadwerkelijke inhoud van de zending. Vervolgens wordt gekeken naar de waarde van de goederen om de invoerrechten en andere kosten te berekenen. Nadat alle formaliteiten zijn afgehandeld, worden je goederen vrijgegeven en zijn ze klaar om verder gedistribueerd te worden.

Luchtvracht vs zeevracht: verschillen bij inklaring douane

Hoewel het doel hetzelfde is - het voldoen aan de douaneregels en -voorschriften van het land van bestemming - zijn er enkele verschillen tussen het douane inklaren bij zeevracht en bij luchtvracht. Bij luchtvracht is er bijvoorbeeld een specifieke vrachtbrief nodig, een zogenaamde Air Waybill. Het inklaringsproces verloopt over het algemeen sneller bij luchtvracht dan bij zeevracht. Dit komt onder andere doordat er bij zeevracht hele containers geïnspecteerd moeten worden, terwijl het bij luchtvracht om kleinere zendingen gaat die vaak snel gecheckt kunnen worden met geavanceerde scanners. Luchtvracht wordt door de douane in het land van herkomst ook streng gecontroleerd om te voorkomen dat er illegale goederen of gevaarlijke stoffen het vliegtuig in gaan.